KUMPULAN MAKALAH PASCA: MAKALAH ADMINISTRASI PENDIDIDIKAN

HAKIKAT ADMINISTRASI SEKOLAH

MAKALAH

Oleh:

ABU YAZID

AHMAD SYUPRI

Mata kuliah : Supervisi Dan Administrasi Pendidikan

Dosen : Prof.Dr.Yurnalis Etek

Dr.Siti Patimah, M.Pd

PROGRAM STUDI SUPERVISI PENDIDIKAN ISLAM

PASCA SARJANA ( S.2 )

INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI

RADEN INTAN LAMPUNG

2013/1434 H

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kebanyakan orang berpendapat bahwa administrasi hanya dianggap sebagai kegiatan tulis-menulis dan pembukuan keuangan. Pandangan tersebut kadang-kadang ada benarnya juga dan bukan tidak beralasan. Secara fisik dan kenyataannya kegiatan admninistasi memang dilakukan dalam praktek tulis menulis, baik menggunakan tangan, alat tulis, mesin ketik atau komputer. Padahal secara teoritis kegiatan administrasi lebih luas dari pada itu.

Pelaksanaan administrasi dalam bentuk tulis-menulis atau lebih dikenal dengan ke-Tata Usahaan di sebuah lembaga pendidikan mempunyai peranan yang sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik pencatatan, maupun surat menyurat bahkan masalah hukum, sosial maupun ekonomi dan lain-lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya. Dalam bidang pendidikan, kebutuhan informasi mulai dari data lembaga, sarana kurikulum sampai dengan data asal dan kondisi ekonomi siswa, sangat diperlukan baik oleh perorangan maupun lembaga-lembaga pemerintah dan swasta, maupun untuk kepentingan penelitian mahasiswa.

Dalam rangka memberikan pelayanan yang baik bagi masyarakat umum, tentu hal ini menjadi tantangan bagi para pemikir administrasi pendidikan untuk menciptakan format data administrasi pendidikan dan sistem pengelolaan data administrasi kependidikan yang mampu mengakomodir berbagai keperluan.
Berdasarkan hal tersebut seyogyanya para pendidik terlebih dahulu mengetahui dan memahami dasar-dasar dari administrasi pendidikan karena sangat diperlukan oleh para pelaku pendidikan untuk melakukan tugas dan profesinya.

B. Rumusan Masalah

Dari latar belakang di atas, maka kami mendapat permasalahan yang dapat dirumuskan, antara lain:

1. Bagaimana Pengertian Administrasi sekolah dan Administrasi Pendidikan ?

2. Bagaimana Fungsi pokok Administrasi Sekolah ?

3. Bagaimana Pentingnya Administrasi Sekolah yang baik ?

C. Tujuan

1. Mengetahui Pengertian Administrasi sekolah dan Administrasi Pendidikan 2. Mengetahui Fungsi pokok Administrasi sekolah

3. Mengetahui Pentingnya Administrasi sekolah yang baik

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Pendidikan dan Administrasi Sekolah

Pada umumnya pengertian administrasi yang dimaksudkan oleh kebanyakan orang dalam kehidupan sehari-hari adalah terjemahan dari kata “administratie” (Belanda) yang sama dengan “clerical-work” (Inggeris) yang berarti tata usaha. Pengertian ini adalah benar sesuai dengan pengamatan sepintas yang pernah dialami, akan tetapi masih berada dalam pandangan yang sempit, yang menyangkut kegiatan-kegiatan dari suatu kantor seperti menyelenggarakan surat-menyurat, mengatur dan mencatat penerimaan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan dan pengeluaran barang-barang, mengurus keuangan, pengarsipan, dan sebagainya. Keseluruhan kegiatan tersebut di atas adalah merupakan kegiatan ketatausahaan yang baru merupakan gambaran sebagaian kecil dari keseluruhan proses administrasi yang sesungguhnya. [1]

Administrasi dalam pengertian luas adalah terjemahan dari kata “administration” (Inggeris). Secara etimologis, istilah tersebut berasal dari bahasa Latin “Administrare. Kata administrare terdiri dari kata ad + ministrare. Kata Ad mempunyai arti yang sama dengan kata to dalam bahasa Inggeris yang berarti ke atau kepada; dan kata ministrare mempunyai arti yang sama dengan to serve atau to conduct dalam bahasa Inggeris yang berarti melayani, membantu, menolong, memenuhi, atau mengarahkan.

Jadi kata administrasi dapat diartikan sebagai suatu usaha untuk melayani, usaha untuk membantu, usaha untuk menolong, usaha untuk memenuhi, usaha untuk mengarahkan dan atau usaha untuk memimpin semua kegiatan yang telah direncanakan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sedangkan orang yang diberi wewenang dan tanggung jawab formal dalam hierarki organisasi (kelompok kerjasama) untuk memberikan bantuan, pelayanan, pertolongan dalam usaha itu dinamakan “administrator, yang pada hakekatnya adalah seorang pelayan atau pembantu yang memberikan service dalam usaha mencapai tujuan tersebut. Berdasarkan pengertian di atas, lalu orang mulai menyusun resep dalam pengertian yang umum tentang administrasi sebagaimana para ahli di bawah ini.

Herbert Alexander Simon, dalam bukunya “Public Administration” menyatakan : In its broadest sense, administration can be defined as the activities of group cooperating to accomplish common goals. Pengertiannya kurang lebih sebagai berikut: Dalam pengertian yang terluas, administrasi dapat dirumuskan sebagai kegiatan dari kelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. (H.A.Simon, 1956:3).

Menurut Sondang P. Siagian, dalam bukunya “Filsafat Administrasi”, memberikan definisi administrasi sebagai “keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. (S.P. Siagian, 1975 :13). Sedangkan The Liang Gie dan Sutarto dalam bukunya “Pengertian, Kedudukan dan Perincian Ilmu Administrasi” mengemukakan definisi administrasi sebagai berikut : Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh kelompok orang dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu. (The Liang Gie, 1977:13).[2]

Berdasarkan ketiga definisi administrasi di atas, sampailah kita kepada suatu kesimpulan bahwa “administrasi adalah keseluruhan proses penataan kegiatan dari kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dari definisi ini, dapat dipetik beberapa pokok pikiran yang merupakan kesamaan pendapat dari para ahli administrasi, yaitu antara lain:

(1) Administrasi merupakan rangkaian kegiatan penataan.

(2) Kegiatan penataan itu dilakukan oleh sekelompok orang.

(3) Usaha kerjasama sekelompok orang itu mempunyai tujuan tertentu yang disepakati untuk dicapainya.

Pokok pikiran tersebut di atas ini memuat beberapa aspek penting yang merupakan faktor penyebab terjadinya administrasi, yaitu: (a) adanya manusia (dua orang atau lebih); (b) adanya tujuan yang hendak dicapai; (c) adanya serangkaian tugas pekerjaan yang harus dikerjakan; dan (d) ada proses kerjasama (proses penataan).

Wilayah cakupan administrasi pendidikan sama luasnya dengan wilayah cakupan pendidikan nasional yang dalam praktek penyelenggaraannya meliputi pendidikan formal, pendidikan non formal, dan pendidikan informal. Penyelenggaraan administrasi dalam arti luas tidak hanya dilaksanakan dalam sistem persekolahan akan tetapi meliputi pula kegiatan di luar sistem persekolahan, termasuk administrasi pendidikan yang berlangsung di dalam lingkungan keluarga. Demikian pula fungsi administrator pendidikan.

Administrasi sekolah hanya merujuk kepada kegiatan-kegiatan administrasi yang diselenggarakan di sekolah, sedangkan administrasi pendidikan berkonfusi dan tersirat dalam konteks yang lebih luas meliputi pula administrasi pendidikan di luar sistem persekolahan. Ini berarti kontent administrasi pendidikan di dalamnya memuat sebagian masalah-masalah administrasi yang diselenggarakan di sekolah.[3]

Gambaran tentang luas-sempitnya administrasi pendidikan telah jelas bagi kita, namun untuk merumuskan suatu pengertian yang lengkap rasanya sulit bagi kita untuk melepaskan begitu saja dari bayangan kita mengenai pengertian administrasi pada umumnya. Walaupun suatu rumusan tidak terlalu dapat menjelaskan pengertian secara lengkap dari keinginan kita, akan tetapi dalam banyak hal paling tidak dapat membantu mengurangi kesalahtafsiran kita tentang pengertian administrasi pendidikan yang sesungguhnya.

Chester W.Harris, dalam ”Encyclopedia of Educational Research”, memberikan pengertian administrasi pendidikan sebagai berikut: Educational administration is the process of integrating the effort of personal and utilizing appropriate materials in such a way as to promote effectively the development of human qualities. (Piet. A. Sahertian, dkk, 1982:4). Maksud definisi tersebut di atas kurang lebih sebagai berikut: Administrasi pendidikan adalah suatu proses pengintegrasian segala usaha pendayagunaan sumber-sumber personal dan material sebagai usaha untuk meningkatkan secara efektif pengembangan kualitas manusia.

Hadari Nawawi pada kesimpulannya berpendapat bahwa: Administrasi pendidikan adalah rangkaian kegiatan atau keseluruhan proses pengendalian usaha kerjasama sejumlah orang untuk mencapai tujuan pendidikan secara berencana dan sistematis yang diselenggarakan di lingkungan tertentu, terutama berupa lembaga pendidikan formal. (Hadari Nawawi, 1981:11).

Sedangkan M.Ngalim Purwanto, dalam bukunya “Administrasi Pendidikan”, dijelaskan bahwa: Administrasi pendidikan adalah suatu proses keseluruhan kegiatan bersama dalam bidang pendidikan yang meliputi perencanaan, pelaporan dan pembiayaan, dengan menggunakan atau memanfaatkan fasilitas yang tersedia baik personil, material, maupun spiritual untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien. (M.Ngalim Purwanto, 1975:12).

Akhir dari seluruh rumusan pengertian di atas disimpulkan bahwa: Administrasi pendidikan adalah suatu proses keseluruhan usaha kerjasama sekelompok orang dalam bidang pendidikan dengan memanfaatkan atau mendayagunakan segala sumber potensi yang tersedia, baik personil, material maupun spiritual secara berencana dan sistematis untuk mewujudkan tujuan pendidikan yang telah ditetapkan secara efktif dan efisien. Administrasi sebagai suatu proses keseluruhan menunjukkan rangkaian seluruh kegiatan, mulai dari kegiatan pimpinan sampai dengan kegiatan pelaksana, dari pemikiran penentuan tujuan pelaksanaan sampai tercapainya tujuan melalui serangkaian kegiatan pokok yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pengarahan, komunikasi, pengawasan dan penilaian, pembiayaan, pelaporan hingga perencanaan ulang.

Keseluruhan proses kegiatan dimaksud adalah semua proses kegiatan tersebut di atas dan bukan menunjukkan pada jumlah proses kegiatan tersebut. Usaha kerjasama sekelompok orang dalam bidang pendidikan adalah usaha sadar tujuan, yang diselenggarakan oleh orang-orang yang memang memiliki kesadaran dan kemampuan serta rasa tanggung jawab atas terselenggeranya pendidikan di lingkungan tertentu, baik formal, maupun nonformal.

B. Administrasi Sekolah

Administrasi sekolah dalam uraian ini difokuskan pada applaid ilmu administrasi pendidikan di lingkungan lembaga pendidikan (persekolahan). Pembatasan ini memberi bingkai pembahasan yang dikonsentrasikan pada wadah (institusi) tertentu yaitu khusus pada lembaga pendidikan formal (sekolah), dengan maksud untuk mengurangi atau meniadakan uraian lebih jauh dan meluas pada hal-hal lain di luar dari sistem persekolahan. Selain itu, pada administrasi pendidikan cakupannya meliputi kantor-kantor pendidikan dan kebudayaan dari pusat sampai daerah, maka pada administrasi sekolah hanya dikonsentrasikan pemikiran khusus pada administrasi lembaga pendidikan formal termasuk tata usaha sekolah.

Stephen J.Knezevich, dalam bukunya “administration of Public Education”, mengemukakan pengertian administrasi sekolah sebagai berikut: School administration is a process concerned with creating, maintaining, stimulating, and unifying the energies within an education toward realization of the pre determined objective. (Piet A.Sahertian, dkk, 1982:5). Maksudnya Adminidtrasi sekolah adalah suatu proses yang terdiri dari usaha mengkreasi, memelihara, menstimulir, dan mempersatukan semua daya yang ada pada suatu lembaga pendidikan agar tercapai tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.

Jan Turang, dalam bukunya “Administrasi Sekolah” mengemukakan pengertian administrasi sekolah sebagai “keseluruhan proses pengendalian, pengurusan dan pengaturan usaha-usaha untuk mencapai dan melaksanakan tujuan sekolah. (Jan Turang, 1973:14).

Sedangkan oleh Oteng Sutisna, dalam bukunya “Guru dan Administrasi Sekolah”, mengemukakan bahwa “administrasi sekolah sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan memimpin dengan mana tujuan-tujuan sekolah dan cara-cara untuk mencapainya dikembangkan dan dijalankan. Ini meliputi kegiatan mengorganisasi personil, membentuk berbagai hubungan-hubungan organisasi, menyalurkan tanggung jawab, merencanakan kegiatan-kegiatan, mengkoordinasikan pelayanan-pelayanan pengajaran, membangun semangat guru-guru, mendorong inisiatif orang-orang dan kerjasama dalam kelompok ke arah tercapainya tujuan-tujuan dan nilai hasil-hasil dari rencana, prosedur, serta pelaksanaannya oleh guru-guru di sekolah. (Oteng Sutisna, 1979:3).

Dengan menganalisis maksud dan tujuan serta hakekat dari pengertian administrasi sekolah tersebut di atas, kiranya cukup sebagai sampel yang dapat memberikan masukan bagi kita untuk menetapkan suatu kesimpulan sebagai berikut: yang dimaksud dengan administrasi sekolah adalah keseluruhan proses kegiatan segala sesuatu urusan sekolah yang dilaksanakan oleh personil sekolah (Kepala Sekolah, dan Stafnya, guru-guru dan karyawan sekolah lainnya) dalam suatu kerjasama yang harmonis unhtuk mencapai tujuan pendidikan dan pengajaran di sekolah secara efektif dan efisien.[4]

Berdasarkan uraian-uraian di atas, maka administrasi sekolah sebagai applaid administrasi pendidikan ke dalam lembaga pendidikan formal (sekolah) dapat diartikan sebagai berikut:[5]

a. Administrasi sekolah adalah suatu proses keseluruhan kegiatan yang berupaya merencanakan, mengatur (mengurus), melaksanakan dan mengendalikan semua urusan sekolah untk mencapai tujuan pendidikan dan pengajaran di sekolah.

b. Administrasi sekolah merupakan suatu proses pemanfaatan segala sumber (potensi) yang ada di sekolah, baik personil (Kepala sekolah dan stafnya serta guru-guru dan karyawan sekolah lainnya) maupun material (kurikulum, alat/media) dan fasilitas (sarana dan prasarana) serta dana yang ada di sekolah secara efektif.

c. Administrasi sekolah merupakan suatu proses kerjasama yang meliputi proses social, proses teknis, proses fungsional dan proses operasional penyelenggaraan pendidikan di sekolah.

d. Administrasi sekolah sebagai suatu alat untuk melaksanakan dan mewujudkan tujuan pendidikan di sekolah yang meliputi: tujuan umum pendidikan, tujuan institusional (tujuan lembaga), tujuan kurikuler (tujuan bidang studi atau mata pelajaran), tujuan instruksional umum (TUP) dan tujuan instruksional khusus (TKP).

e. Administrasi sekolah merupakan suatu proses yang berlangsung dalam suatu wadah (organisasi) yang disebut organisasi sekolah dan juga dalam suatu sistem dan mekanisme yang bersifat normal, karena seluruh penyelenggaraan administrasi sekolah diatur dan diurus berdasarkan aturan-aturan tertentu yang ditetapkan oleh pemerintah. Aturan-aturan formal inilah yang membatasi kegiatan-kegiatan pengelolaan pendidikan yang berhubungan dengan jenis dan tingkat sekolah tertentu, sehingga kita kenal adanya administrasi SD, administrasi sekolah menengah (SMTP dan SMTA), administrasi perguruan tinggi, dan sebagainya

B. Fungsi Administrasi Pendidikan

Pada dasarnya administrasi berfungsi untuk menentukan tujuan organisasi dan merumuskan kebijakan umum, hal ini berarti bahwa administrasi tidak menjalankan sendiri kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional, karena kegiatan-kegiatan yang bersifat operasional itu dilaksanakan oleh kelompok pelaksana. Dalam proses pelaksanaannya, administrasi mempunyai tugas-tugas tertentu yang harus dilaksanakan sendiri. Tugas itulah yang biasa disebut atau diartikan sebagai fungsi-fungsi administrasi. Hingga kini para sarjana belum mempunyai kata sepakat yang bulat tentang fungsi-fungsi administrasi, baik ditinjau dari segi klasifikasinya maupun ternologi yang dipergunakan. Namun, apabila teori dari berbagai ahli dipelajari lebih mendalam, maka perbedaan tersebut merupakan perbedaan–perbedaaan yang fundamental.

Dengan kata lain ada empat faktor yang menyebabkan timbulnya perbedaan-perbedaan yang tidak fundamental. Faktor-faktor tersebut ialah: a) kondisi masyarakat serta taraf kemajuannya dalam suasana para sarjana tertentu menulis, b) filsafat hidup yang dianut oleh sarjana yang bersangkutan, c) latar belakang pendidikannya, d) perkembangan ilmu itu sendiri. Dari penjelasan diatas, tercapailah konsensus yang menyatakan bahwa pada dasarnya keseluruhan fungsi administrasi dan manajemen itu dapat dibagi menjadi dua klasifikasi utama, yaitu:

· Fungsi organik.

Fungsi organik adalah semua fungsi yang mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan manajemen.

· Fungsi pelengkap

Fungsi pelengkap adalah semua fungsi yang meskipun tidak mutlak dijalankan oleh organisasi, sebaiknya dilaksanakan juga dengan baik karena pelaksanaan fungsi-fungsi itu akan meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan kegiatan, memperlancar usaha pencapaian tujuan dengan efisien, ekonmis dan efektif.

1. Teori Fungsi-Fungsi Administrasi

Siagian (2003:84-86) menarik kesimpulan bahwa terdapat beberapa contoh teori mengenai fungsi administrasi pendidikan dan manajemen menurut beberapa ahli yaitu:

(1) Henry Fayol. Dalam bagian bukunya yang membahas fungsi administrasi dan manajemen, mengatakan bahwa fungsi administrasi dan manajemen adalah:

a) Planning (perencanaan)

b) Organizing (pengorganisasian)

c) Commanding (pemberian komando)

d) Coordinating (pengkoordinasian)

e) Controlling (pengawasan)

(2) Luther M. Gullick, dalam karyanya papers on the science of administration mengatakan bahwa fungsi-fungsi organik administrasi dan manajemen adalah:

a) Planning (perencanaan)

b) Organizing (pengorganisasian)

c) Staffing (pengadaan tenaga kerja)

d) Directing (pemberian bimbingan)

e) Coordinating (pengkoordinasian)

f) Reporting (pelaporan)

g) Budgeting (penganggaran)

(3) John D. Millet, dalam bukunya yang berjudul management in the public service, Millet menggolongkan fungsi organik administrasi dan manajemen hanya kepada dua golongan, yaitu directing dan facilitating.

(4) George R. Terry, dalam bukunya yang berjudul principles of management, Terry mengklasifikasikan fungsi-fungsi manajemen sebagai berikut:

a) Planning (perencanaan)

b) Organizing (pengorganisasian)

c) Actuating (penggerakan)

d) Controlling (pengawasan)

(5) John F. Mee. Professr Mee adalah serang guru besar dalam ilmu manajemen (dalam mata kuliah filsafat manajemen) di Universitas Indiana. Dalam kuliah-kuliahnya dan demikian pula dalam karya-karya ilmiahnya, Mee mengatakan bahwa fungsi organisasi dan manajemen ialah:

a) Planning (perencanaan)

b) Organizing (pengorganisasian)

c) Motivating (pemberian motivasi)

d) Controlling (pengawasan)

e) Penilaian (evaluating)

Setelah menganalisis berbagai teori mengenai fungsi organik administrasi dan manajemen dari beberapa ahli diatas disimpulkan fungsi-fungsi organik administrasi dan manajemen itu ialah:

(1) Perencaan (planning)

Perencanaan dapat didefinisikan sebagai “keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan”

(2) Pengorganisasian (organizing)

Keseluruhan proses pengelompokan orang-orang, alat-alat, tugas-tugas, tanggung jawab, dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan.

(3) Penggerakan (motivating)

Penggerakan dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses pemberian dorongan kerja kepada para bawahan sedemikian rupa sehingga mereka mau bekerja dengan ikhlas demi tercapainya tujuan organisasi dengan efisien dan ekonmis.

(4) Pengawasan (controlling)

Pengawasan adalah proses pengamatan pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditentukan sebelumnya.

(5) Penilaian (evaluating)

Penilaian dapat didefinisikan sebagai proses pengukuran dan pembandingan hasil-hasil yang seharusnya dicapai.[6]

C. Pentingnya Administrasi Sekolah Yang Baik

Administrasi dalam pendidikan yang tertib dan teratur, sangat diperlukan untuk meningkatkan kemampuan pengelolaan pendidikan bagi Kepala Sekolah dan Guru. Peningkatan kemampuan tersebut akan berakibat positif, yaitu makin meningkatnya efisiensi, mutu dan perluasan pada kinerja di dunia pendidikan tersebut. Untuk memperlancar kegiatan di atas agar lebih efektif dan efisien perlu informasi yang memadai. Sistem informasi di dunia pendidikan ini menyangkut dua hal pokok yaitu kegiatan pencatatan data(recording system) dan pelaporan (reporting system).

Administrasi suatu lembaga pendidikan merupakan suatu sumber utama manajemen dalam mengatur proses belajar mengajar dengan tertib sehingga tercapainya suatu tujuan terpenting pada lembaga pendidikan tersebut. Yang sangat diperlukan oleh para pelaku pendidikan untuk melakukan tugas dan profesinya. Kepala Sekolah dan guru disekolah sangat memerlukan data-data tentang siswa, kurikulum, sarana dan sebagainya untuk pengelolaan sekolah sehari-hari. Pengawas pendidikan di semua tingkat memerlukan data-data tersebut sebagai bahan sarana supervisi. Untuk tingkat yang lebih tinggi misalnya Dinas Penididikan mulai tingkat kecamatan sampai propinsi memerlukan data untuk pelaporan yang lebih tinggi, untuk melakukan pembinaan, serta untuk menyusun rencana atau program pendidikan pada masa mendatang. Di tingkat pusat (nasional) data pendidikan diperlukan untuk perencanaan yang lebih makro, melakukan pembinaan, pengawasan, penilaian (evaluasi), dan keperluan administrasi lainnya.[7]

Data pendidikan yang terdapat disekolah sangat banyak macam dan jenisnya. Ada yang bersifat relatif tetap dan ada yang selalu berubah. Untuk mendapatkan gambaran perubahan data dari waktu ke waktu, perlu dilakukan pencatatan yang teratur dan berkelanjutan dengan menggunakan sistem yang baku dalam satu sistem. Agar pencatatan data lebih akurat dan benar sesuai yang diharapkan tenaga administrasi yang terampil dan mengetahui apa yang menjadi tugasnya.[8]

Di lembaga pendidikan tingkat menengah hampir sebagian besar belum ada tenaga administrasi sesuai yang diharapkan. Kepala Sekolah sebagai administrator di lingkungan sekolah yang dipimpinnya, dalam melaksanakan tugas administrasi dibantu oleh guru dengan cara membagi tugas administrasi mereka. Agar dalam melaksanakan tugas administrasi dan pelaporan, cepat dan benar diperlukan pedoman administrasi di tingkat sekolah.